0942 391 917

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay nhằm thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Phương pháp này sẽ giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin tại doanh nghiệp trở nên tiện lợi hơn, mang lại hiệu quả và thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn. Sau đây là những thông tin đáng lưu ý về hóa đơn điện tử trong được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Quy định đáng lưu ý tại Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

1. Được phép ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ. Lưu ý, bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Hóa đơn điện tử ủy nhiệm vẫn phải thể hiện đầy đủ thông tin gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm và đúng với thực tế phát sinh. Để hoàn tất thủ tục ủy nhiệm, hai bên phải có văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

+ Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số);

+ Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);

+ Mục đích ủy nhiệm,

+ Thời hạn ủy nhiệm,

+ Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);

Sau khi ủy nhiệm, thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bị thay đổi, chính vì thế, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế về vấn đề này theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP.

dich-vu-tu-van-thue-uy-tin-quan-6

2. Giải thích ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử

Hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021 có đề cập đến những ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử. Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 có mục tiêu phản ánh loại hóa đơn điện tử. Những ký tự này được giải thích như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;

- Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử: Nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử nhằm thể hiện các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

- Một ký tự tiếp theo là 01 chữ cái: T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng,

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Nếu người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn bằng cách sử dụng hai ký tự cuối nêu trên. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

dich-vu-tu-van-thue-uy-tin-quan-6

3. Quy định riêng thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Đối với dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, hạn cuối cùng là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.

Đối với dịch vụ ngân hàng cần cung cấp số lượng lớn, phát sinh thường xuyên thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng hạn cuối cùng không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh vì cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác).

4. Quy định xử lý vấn đề hóa đơn điện tử có sai sót khi đã gửi cơ quan thuế

Thông tư 78/2021/BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.

Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bản đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót. Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trường hợp 3: Thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế sau thời hạn chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.

Trường hợp 4: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót -> người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Trường hợp 5: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ -> người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp 6: Theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót -> người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

dich-vu-ke-toan-gia-re

5. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền như sau:

- Về nguyên tắc: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

- Về đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách san: bán lẻ thuốc tân dược dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã hóa đơn điện tử không có mã.

Nội dung hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế sẽ bao gồm các nội dung:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

+ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

Nếu tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT Thời điểm lập hóa đơn, Mã của Cơ quan thuế.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tại từ máy tính tiền được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyên dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

Để hiểu rõ hơn quy định về hóa đơn và cách áp dụng cũng như xử lý những nghiệp vụ kế toán liên quan, Quý Doanh nghiệp hãy cân nhắc đến dịch vụ kế toán trọn gói của công ty TNHH Đại Lý Thuế Hợp Luật.

VÌ SAO NÊN CHỌN CHÚNG TÔI

Chất Lượng Hoàn Hảo

Hợp Luật cam kết cung cấp cho quý khách hàng những dịch vụ có chất lượng hoàn hảo nhất.

Mức phí tiết kiệm

Hợp Luật cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế trọn gói hàng tháng giá hợp lý, giúp tiết kiệm chi phí tối đa

Chuyên nghiệp - tận tâm

Hợp Luật có đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu về kế toán, dày dạn kinh nghiệm, nhiệt tình, tận tâm, phục vụ khách hàng chuyên nghiệp

Làm hài lòng mọi khách hàng

Với quy trình phục vụ khách hàng chuyên nghiệp, tốc độ làm việc nhanh chóng, dịch vụ hậu mãi chu đáo Hợp Luật luôn làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất